| 做外貿，可能每天都會收到很多詢盤，那每天你都可能犯這樣那樣的基礎性錯誤。你回復客戶詢盤后客戶再回復你的機率（復盤率）低，更不用說成交率低，原因何在？我覺得，外貿客戶郵件回復的對應性，可能是根本或重要的原因之一。
一、稱呼
稱呼屬于禮儀，禮儀講求“客尊”原則。
1、不管客人首次給發郵件或詢盤還后續，客戶稱呼你“Dear A”，你回復也當對應為“Dear B”。若你回復客戶“Hi A”，就會讓人感到發“頓”。以此類推，如客人郵件“Hi A”，你回復也當對應為“Hi B”。其他，同理。
2、客戶郵件稱呼你“Dear Mr. 名+姓”，你回復客戶也當“Dear Mr. 名+姓”。若你回復客戶“Dear Mr. 姓”或“Dear 名”，就不規范（規范性就對應性）；若你回復“Dear Mr. 名”，那就錯，因為無此表達（我知道有不少朋友對此無意識）。
二、漏點
1、客戶詢盤，明確要求你報盤，明確要求你提供產品參數、參考圖片、價格、相關條款、等。你回復，應當全部都提供；不能提供也沒關系，但你當說一聲，為什么不能提供及什么時候可提供。普遍，只報價，即使有產品參數也不全面，更不用說不附參考圖片或相關條款了。要知道，對大多數行業而言，一個特定價格，必須要對應特定形式產品（參考圖片），以及特定規格產品（產品參數），以及報價基于交易條件、付款條件等（相關條款），而且可能還包括安規等認證了。你少了哪樣，能說過去？讓客戶去猜？我告訴你，對大多數客戶而言，客戶不會猜，也不會再重復問你，你“漏點”了，只會因你“不專業”而不理你了。客戶有更多、更好選擇，來源于比你“專業一些”同行。現不“價格為王”時代，價格重要，質量重要，服務也重要。你丟三落四，客戶有理由相信你不會你們公司內部時傳達定單信息時也丟三落四？就不要說你丟三落四不尊重客戶了。
2、客戶郵件，提了五點要你回答問題。你回答了其三點，結束。咳！客人楞了，且不管你這三點回答質量，為什么另外兩點不回復，也不交代為什么不能回復，更不交代何時能回復。若你客人，請問：你又作何感想？
3、與上類似，客戶郵件，有三點需要你確認事項，你確認了其兩點而不言其他。如果緊急確認，后果可能很嚴重。
4、客戶熱情地說了一大堆，他如何喜歡你們城市風景（如杭州西湖），你回復時總該禮貌性說一句“啊！西湖好美啊！”吧。你如果只字不提，那客人不“熱臉貼了你冷屁股”了嗎？與這一點具有相似意味，客戶郵件一開始就“How are you doing?”或“It was great meeting you at your booth on the 100th Canton Fair”，你回復郵件卻找不到與此所對應字句。
三、次序
1、任何條目性問題點或確認點，你要回復或確認，順序上也最好與客戶問題點或確認點相對應。人與人有區別，更不要說西文化差異了，那么客人思維模式了。客人列出問題點或確認點時，有一套他認為合理或自然邏輯或習慣性順序，你亂先回答 3、再回答1、再回答5...客人會不習慣或覺得不符合他邏輯。有人說了，這有什么，反正問題都回答了。咳！這就問題根源！
2、與上類似道理，客戶寫郵件整體順序，也有其自有邏輯或習慣性順序，客戶一開始寒暄問候，接著做自我介紹公司介紹，然后要報盤，然后問你幾個問題，最后說表明哪天要來國。你回復，也應基本按照客戶郵件體現邏輯或習慣性順序去回復，這樣才對應。
郵件回復對應性問題，個基礎性問題、常識性問題、也個大問題！要解決它，我認為有兩個基礎性辦法或程序：
辦法或程序一：
把與客戶郵件溝通想象成電話溝通！
辦法或程序二：
一、審題（把客戶郵件內容/或附件研究透）；
二、提綱（列出自己要回復要點）；
三、檢查（把自己寫好郵件/或附件與客戶原始郵件對應檢查一遍然后再發送）。
我一直認為，做外貿，與做其他事情沒有什么根本性區別，都做事情。做事情，就需要耐心與細心！相對而言，耐心更重要，耐心前提，沒耐心哪有細心呢？ |